10 razones para dejar de hacer facturas en Excel a partir de ya

Somos muchos los empresarios y emprendedores que nos aventuramos a hacer facturas en los programas de ofimática que más conocemos, como los que vienen incluídos en Microsoft Office.

Microsoft Excel, por ejemplo, ofrece unas plantillas para hacer facturas: desde facturas de venta de productos hasta facturas de servicios y de envío de mercancías. Puede parecer algo sencillo: eliges una plantilla que se ajuste a tus necesidades y que tenga un diseño que vaya bien con la imagen de tu empresa, rellenas los datos y la envías.

Sin embargo, hacer plantillas con Excel no es lo más idóneo, a pesar de que algunos lo hagáis con la excusa de que hacéis pocas facturas al año o simplemente porque no veis la necesidad de tener un programa solamente para esto.

Hoy vamos a ver 10 razones para dejar de hacer facturas en Excel y vamos a ver qué alternativa sería la mejor, independientemente del tamaño de tu negocio o empresa y del tipo de facturas que hagas.

10 razones para dejar de hacer facturas en Excel a partir ya

Excel es un software complejo

Aunque la facilidad de uso ha mejorado con los años, siempre tienes que echar mano de tutoriales en internet o pedir ayuda a un compañero de la oficina para usar este software que está más indicado para profesionales analistas de datos y de perfil financiero que para usuarios no expertos.
Como reza la misma página de MIcrosoft: Microsoft Excel es el programa de software de hojas de cálculo y una herramienta avanzada de análisis y visualización de datos. Al usar un software como excel para hacer facturas, estás literalmente “matando pulgas a cañonazos”.

Excel es un software de pago

Como puedes ver en la página oficial, Microsoft Excel es un software de pago. Actualmente su precio, según Microsoft es de 149 Euros o mediante una suscripción a Microsoft 365 Personal con un coste de 69,00 €/año según Microsoft. Eso te obliga a hacer una inversión en software en el antiguo modelo de pago por licencia, cuando hoy en día existen soluciones sencillas de facturación SaaS (software como servvicio en la nube), que te evitan dolores de cabeza con instalaciones en el PC y costos por las actualizaciones futuras.

Hay normas contables en los países que debes conocer para hacer facturas

Excel está diseñado por el equipo de desarrollo de software de Microsoft en Estados Unidos, y pese a que está disponible en muchos idiomas y admite la ortografía y códigos de moneda de todos los países, Excel no cuenta con las normas contables de un país en específico como España, así que debes estar paralelamente aprendiendo estas normas para saber si estás haciendo las facturas correctamente y no olvidarte de estar actualizándolas.

Estas normas son regidas en España por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC), un organismo autónomo adscrito al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, que rige su actuación por las leyes y disposiciones generales que le sean de aplicación, especialmente en materia de regulación contable.

Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas

Excel no te permite tener una base de datos de manera sencilla

Muchos de nosotros hacemos facturas a los mismos clientes de manera regular, repitiendo razón social, dirección, CIF, etc. Si eres de los que facturas a los mismos clientes manualmente, no querrás estar copiando y pegando datos todo el tiempo o duplicando archivos .XLS cada vez que quieras facturar. O si además quieres que Excel almacene los datos de tus clientes en una base de datos, debes usar otro programa: Microsoft Access, que además añade complejidad al asunto y tiene un coste adicional.

Además, Excel no te permite tener una base de datos de productos o servicios con una tabla de precios de manera sencilla: si quieres tener una solución flexible en la que puedas meter en una factura diferentes códigos de producto y que te aparezcan los datos de la empresa: el nombre, la descripción, el precio y cantidades del producto fácilmente, en Excel vas a tener que estar programando un buen rato.

Hacer facturas con Excel aumenta el riesgo de seguridad

El formato de archivos XLS y XLSX de Microsoft Excel da la posibilidad de ejecutar código no autorizado en el ordenador en el que estés trabajando, ya sea por el uso de macros o por la programación en Visual Basic Script.

Hacer facturas con Excel aumenta el riesgo de seguridad

Aunque Microsoft ha mejorado esto recientemente, sigue siendo molesto tener que “jugártela” cada vez que abres un archivo de Excel y que para hacer algún cambio en una factura debas presionar el botón “habilitar Macros” sin poder ver el código antes (o ni entenderlo) ni tener ni idea de qué pasará.

La numeración de facturas en Excel es manual

Por ejemplo, aquí en España, las facturas deben seguir un orden consecutivo o una serie numérica que debe ser siempre correlativa. Para que las facturas en Excel sean correlativas, debes de llevar el control de los archivos manualmente, lo que es una pérdida de tiempo considerable y sabes que es importante llevar la contabilidad correctamente para que no cometamos errores que puedan acabar en una serie incorrecta, un problema con algún cliente a la hora de conciliar las facturas y los pagos o una inspección de hacienda.

Excel no hace facturas automáticas recurrentes

Muchos de nosotros vendemos servicios que facturamos mensualmente y a veces nos tenemos que marcar en el calendario los días que tenemos que renovar las facturas mensuales de clientes. Aunque sea siempre una alegría hacer una factura, puede que se te pase la fecha y el no hacerla a tiempo te perjudique en el cobro.

El manejo de las fechas en Excel es complejo

Y además, raramente puedes actualizar las fórmulas para poner poner las fechas de tus facturas y vencimientos. Al final usas una herramienta de software pero la estás “rellenando” a mano, no estás automatizando nada. La fecha de la factura, la fecha del vencimiento, la fecha de la entrega… Fechas, fechas y más fechas ¡Y todas a mano!

Excel no se puede conectar con tu banco para saber si tus facturas están pagadas

En un escenario tan competitivo como en el que vivimos hoy, es fundamental tener presente constantemente el flujo de caja de nuestra empresa: qué nos deben, qué debemos y de cuánto dinero tenemos que disponer para hacer frente a nuestras obligaciones y que nos queden ganancias a final del año. Si usas un software como Excel para tus facturas, después tienes que estar entrando al banco manualmente casi todos los días para comprobar que tus clientes te paguen en tiempo y forma. Hoy en día existen soluciones a este problema que te contaré más abajo en este mismo artículo.

Enviar facturas desde Excel por email es lento: tiene varios pasos y no es muy seguro

Raremente un cliente te aceptará que le envíes por correo electrónico una factura hecha en excel, además que existe el riesgo de que te la modifiquen. Otro problema adicional es que si quieres enviarla por email de manera más segura es necesario grabarla como PDF, con lo cual se añade más lío a toda tu carpeta de facturas.

Y eso no es todo: muchas de las estafas que hay hoy en internet están relacionadas con el envío de facturas falsas hechas en formatos de Excel como .xls y .xlsx, con lo que los filtros de SPAM de las empresas puede que manden tus facturas tan importantes para ti al submundo de la carpeta del “correo no deseado”. ¿Te ha pasado que mandaste un correo importante a un cliente y a los días os dáis cuenta que cayó en su bandeja de spam?

Excel no tiene OCR ni escanea facturas que reconozcan el texto y lo contabilicen

Cada año que pasa contamos con menos tiempo para tareas rutinarias y siempre que llega el final del trimestre, andamos con nuestro asesor corriendo… haciendo la contabilidad, a última hora tecleando las facturas a mano y tirándonos varios días buscando recibos y sumando el importe de los tickets de gasolina, restaurantes, aparcamiento y todos los gastos de la empresa. Hoy en día es fundamental que contemos con un software de facturación que además pueda escanear nuestras facturas y contabilizarlas automáticamente.

Conclusión

Bueno, espero que después de todos estos puntos te hayamos convencido de ponerte en marcha a buscar un software de facturación en condiciones.

Entonces ¿Cuál es el mejor programa para crear facturas?

Mmm, ¿qué sorpresa te llevas cuando te vamos a dar una propuesta que además, tiene un plan gratuito de por vida? La propuesta es que pruebes nuestro software Tunuve.

Tunuve es el software de facturación orientado a resultados

y cuenta con funcionalidades como:

Automatizar tareas

Deja de apagar fuegos y retoma el control de tu tesorería, usando facturas recurrentes, conectándose con los bancos y sabiendo quién te debe un pago y quién no. Sube todas tus facturas y gastos en un solo clic. Se acabó picar texto de tiquets y facturas. Con Tunuve haces una foto, subes el archivo, el software lo transcribe y te evitas mil horas de trabajo absurdo.

Facturación sin distracciones

Todas tus facturas, gastos, presupuestos y albaranes organizados en un único lugar y disponibles siempre online. Somos el software de las empresas productivas, que no pierden el tiempo.

Controla tu vencimientos y Tesorería

Controla en cada momento cuánto te deben y qué pagos están pendientes. De un vistazo y sin despistes. Controla cómo está tu tesorería día a día. Realiza previsiones precisas y mejora el saldo de caja de tu empresa.

Conciliación: Trabaja con los saldos de tus cuentas bancarias en pantalla.

Conectado con tu banco ¡en tiempo real! Los movimientos bancarios se actualizan de forma automática y al instante. Para que de un vistazo sepas cuál es el estado de caja y controles cada día lo que hay que cobrar y pagar.

Tunuve es un software sencillo

Orientado para Pymes, fácil, sencillo de manejar y con un montón de tutoriales y foros de ayuda.

Y lo más importante: ¡Somos más que un software!

Ah y por último, no somos un software con inteligencia artificial. Detrás de Tunuve hay personas. Un equipo de asesores fiscales que ha creado esta herramienta para el día a día de tu contabilidad. Somos un equipo de más de 30 asesores reales ayudando a empresas reales desde el año 1993.

Estamos muy cerca de ti, de forma personal y para lo que necesites.

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