Vamos a ocuparnos más detalladamente de la factura electrónica y sus peculiaridades.

1. La factura electrónica en la asesoría

Cuando hablamos de la creciente importancia de la transformación digital en las empresas no nos referimos necesariamente a complejos sistemas tecnológicos sino también a simples procedimientos del día a día que transforman nuestra manera de trabajar de forma más eficiente y productiva. Estamos más que acostumbrados a recibir email con archivos adjuntos que contienen información fiscal, bancaria, laboral o facturas. Recibir esta información de manera telemática fue el primer paso en este largo recorrido por la era digital.
Dentro de los flujos de trabajo de las asesorías, la emisión y recepción de facturas de manera telemática es uno de los procedimientos diarios más comunes. Vamos a ocuparnos más detalladamente de la factura electrónica, sus peculiaridades y cómo podemos procesar la información de facturación optimizando el trabajo de la gestoría.

2. ¿Cómo la define la Ley?

Una de las consecuencias de la informatización de datos ha sido que la legislación avance conjuntamente con la tecnología para re-definir y proteger esta nueva situación.
El Real Decreto 1619/2012 re-definió la factura electrónica como cualquier factura que cumpla los requisitos de una factura ordinaria con la única peculiaridad de que haya sido transmitida por medios electrónicos y telemáticos.

3. Requisitos que debe cumplir la factura electrónica

Al igual que en una factura ordinaria, la normativa, exige el cumplimiento de una serie de requisitos en la preparación de una factura electrónica. Es importante que nuestros clientes conozcan cuáles son estas indicaciones:

• Número de factura
• Fecha de expedición
• Nombre y apellidos
• Número de identificación fiscal
• Domicilio tanto del emisor como del destinatario
• Descripción de los servicios u operaciones
• El impuesto IVA si procede y el IRPF también si procede
• La cuota tributaria
• El Importe total a pagar

Desde la entrada en vigor del nuevo reglamento de facturación en enero del 2013, ya no es necesario que la factura telemática esté firmada mediante una firma electrónica avanzada.

4. A tener en cuenta al emitir una factura electrónica

Tanto si emites una factura electrónica a un cliente como si tu cliente la emite a terceros o a ti, es muy importante tener en cuenta que deben crearse en una aplicación informática que cumpla los requisitos mínimos enumerados más arriba y en un formato autorizado: XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La factura debe ser legible y ser de fácil acceso para su visualización y búsqueda. También es necesario conservarla en la base de datos y garantizar mediante el consentimiento de ambas partes, la autenticidad de esta.
Es casi imprescindible contar con una herramienta sofisticada que gestione todas las exigencias de la normativa al mismo tiempo que facilite el trabajo del especialista y del cliente.

5. Tunuve, un paso más hacia la excelencia digital

Muchos de nuestros clientes trabajan con programas que diseñan facturas estandarizadas que luego enviarán por email. La posibilidad de trabajar con una aplicación que las integre todas de forma digital permitirá, entre otras ventajas, buscarlas, emitirlas, contabilizarlas o detectar posibles errores.
El programa para asesorías Tunuve soporta una tecnología demandada por muchas empresas capaz de reconocer estructuras y dígitos en las facturas eliminando la tediosa tarea de “picar” datos. Mediante esta tecnología avanzada de recogida y digitalización de información, la gestoría puede controlar e integrar toda la facturación de sus clientes optimizando tiempo y mejorando la rentabilidad de su negocio.

A continuación compartimos una demostración del funcionamiento de la tecnología, te recomendamos que lo veas porque creemos que no te va a decepcionar. Además, si quieres probar la herramienta para la gestión y automatización de todos los procesos de tu negocio ponte en contacto con nosotros aquí. ¡Gratis y sin compromiso!