Cómo medir la productividad de una asesoría [+ 4 tips]
Mejorar la productividad de su asesoría debe ser el objetivo Nº1 de cualquier gerente de un despacho. Y es que la clave de un negocio próspero no es facturar más, sino ser más rentable.
Porque en el sector de las gestorías estamos viviendo una auténtica batalla de precios y cada euro cuenta. Es esencial conocer cuánto volumen de trabajo podemos gestionar por hora, para establecer una cuota adecuada a nuestros servicios.
Sin embargo, son pocas las asesorías que miden su productividad de forma real. No hablamos de suponer “cuánto nos lleva hacer un asiento”, si no de establecer métricas concretas, medirlas con herramientas digitales y obtener resultados reales.
Nosotros tampoco lo habíamos medido nunca hasta que la crisis nos obligó a apretar el cinturón y empezamos a cronometrar nuestro día a día. ¿El resultado? Nos echamos las manos a la cabeza al descubrir que algunos de nuestros “mejores” clientes nos estaban arruinando.
Ahí entendimos la importancia de medir la productividad de una asesoría para poder mejorarla mes a mes. El resultado es que hemos triplicado nuestro rendimiento en 5 años.
Sigue leyendo este artículo para descubrir todo lo que necesitas saber sobre productividad en despachos de forma práctica. Te lo contamos de asesoría a asesoría con los pies en la tierra.
¿Qué es la productividad y por qué es importante?
Según la Wikipedia, productividad es “la relación entre la cantidad de productos obtenida por un sistema productivo y los recursos utilizados para obtener dicha producción.”
Por ejemplo, en una fábrica téxtil, sería el número de camisetas producidas en una hora (804 camisetas/hora, 6432 camisetas/turno, 13,4 minutos/camiseta)
Pero cuando hablamos de un negocio de servicios como una asesoría, realizar los cálculos es más complicado, ya que nuestros “productos” son tareas que además se realizan de forma discontinua.
En el caso de un despacho, la fórmula de la productividad sería:
Tareas realizadas / Tiempo empleado
De esta forma podemos conocer el volumen de trabajo asumible por cada trabajador y establecer un estándar global para todo el despacho.
Beneficios de medir la productividad de una asesoría
Cuando una asesoría comienza a medir su productividad de forma rigurosa , básicamente está evaluando la rentabilidad de su negocio. Y es que esta es la mejor manera de descubrir si se está perdiendo dinero porque los recursos asignados a un cliente son superiores a los ingresos obtenidos gracias a él.
Además, estos son los beneficios estratégicos de medir la productividad de un despacho:
- Conocer la rentabilidad real por cliente.
- Determinar el tiempo medio necesario para cada tipo de tarea.
- Establecer cuotas de servicio en base a información real.
- Visualizar el volumen de trabajo por asesor.
- Detectar tendencias en temporalidad de trabajo.
- Comprobar qué tareas son más rentables.
- Y cuales actúan como verdaderos ladrones de tiempo.
- Establecer objetivos y medir su consecución.
¿Y para los trabajadores? También es una buena noticia, ya que medir la productividad presenta tres ventajas principales para los equipos:
- Detectar el talento oculto.
- Realizar las evaluaciones de desempeño basadas en datos cuantificables.
- Establecer un sistema de trabajo por objetivos que facilite el teletrabajo.
Métricas de productividad en una asesoría
El primer paso para medir la productividad de un despacho es establecer indicadores de rendimiento clave (kpis). O dicho de otra manera: decidir qué es lo que vamos a medir.
Algunas de las métricas clásicas en el sector son el número de facturas, nóminas o asientos procesados. Sin embargo, según nuestra experiencia, la clave de la productividad en una asesoría está en medir estos 4 indicadores:
- Tarea realizada: contabilizar factura, reunión con cliente, organizar documentación, etc.
- Persona del despacho encargada de la tarea.
- Cliente para el que se realiza ese trabajo en concreto.
- Tiempo exacto dedicado.
Y analizarlos de forma combinada para detectar la rentabilidad por cliente, tarea y asesor. También, las fugas ocultas de dinero.
Por ejemplo: ese cliente que parece “bueno” porque paga una cuota muy alta, pero una vez medido el tiempo que se le dedica, descubres que es un pozo sin fondo porque entrega toda la documentación en papel y llama por teléfono cada día con alguna consulta.
También podrás detectar tareas de bajo valor que consumen demasiado tiempo. Como escanear tickets de gastos para contabilizarlos.
O detectar volúmenes de trabajo muy desequilibrados entre asesores que deberían reasignarse.
Herramientas de productividad en una asesoría
Existen varias herramientas para medir la productividad de tu despacho de forma fácil. Puedes empezar con apps como Toggl o ClickUp, que permiten contabilizar el tiempo dedicado a cada tarea por cada persona del despacho. Ambas herramientas son flexibles, fáciles de usar y ofrecen planes de suscripción por menos de 10€/mensuales.
Si quieres dar un paso más, te recomendamos nuestro software para asesorías Tunuve, que además de ser una herramienta de contabilidad y finanzas, tiene un área dedicada exclusivamente a mejorar la productividad de tu despacho.
Tunuve para asesorías permite:
- Asignar y priorizar tareas a cada miembro del equipo.
- Asignar clientes por asesor.
- Visualizar informes de horas por cliente.
- Visualizar las horas dedicadas a cada tarea.
- Imputar precios/hora a cada cliente para valorar su rentabilidad.
- Cumplir con la normativa de asistencias.
De esta forma Tunuve proporciona una visión global de todas las áreas del despacho, permitiendo coordinar las tareas de forma más eficaz y trabajar con todo el equipo sincronizado.
Cómo mejorar la productividad en una asesoría
Cuando empieces a medir la productividad de tu despacho, es importante ver el vaso medio lleno.
Te vas a llevar disgustos. Vas a descubrir clientes vampiro, asesores poco productivos en determinadas funciones y un montón de tiempo dedicado a tareas no facturables.
Bien, lo importante es que solo aquello que se mide se puede mejorar y por ello estás dando el primer paso para convertirte en un despacho mucho más rentable.
Para ayudarte a ello te proponemos estos cuatro consejos para mejorar la productividad de tu asesoría:
Reparte por tareas y no por cliente
El método tradicional de organización de trabajo en una asesoría es asignar un asesor a cada cliente. Pero lo más eficaz es repartir el trabajo por tareas.
Al especializar a cada persona del equipo en un área determinada, podrá realizarla con mayor rapidez, precisión y calidad.
Digitaliza
Gracias a la tecnología ya es posible automatizar hasta el 70% de las tareas administrativas de un despacho profesional. Crear facturas, conciliar bancos, controlar movimientos, subir gastos, conocer el flujo de caja o realizar previsiones son tareas que ya se pueden realizar en un par de clics gracias a software para digitalizar asesorías como Tunuve.
Decir adiós a las montañas de papel y las tareas rutinarias es el segundo factor imprescindible para multiplicar la productividad de tu asesoría.
Forma a tu equipo
Parece evidente, pero a menudo se desprecia el poder de la formación para mejorar la rentabilidad de un despacho.
Estamos seguros de que los asesores saben todo lo que hay que saber sobre su área profesional, pero ¿qué tal andan de nuevas tecnologías? ¿siguen haciendo en excel tareas que ya puede realizar un algoritmo? ¿conocen nuevas apps y herramientas?
Te dejamos dos propuestas: realizar formaciones internas entre compañeros y apostar por formaciones específicas en áreas cómo productividad, herramientas digitales y nuevos modelos de trabajo.
Mide y comparte resultados
Establecer objetivos claros y compartirlos con tu equipo de trabajo es la manera más efectiva de aumentar su motivación. Solo asegúrate de establecer metas desafiantes pero alcanzables.
Por ejemplo: Reducir un 10% el tiempo dedicado a reuniones o gestionar 2 asientos contables más al día.
También es importante que los asesores puedan visualizar por ellos mismos todas sus métricas de rendimiento. Esto les ayudará a medir su progreso diario y detectar de forma autónoma posibles mejoras.
Establece una reunión mensual para comentar juntos las principales métricas de productividad y fijar nuevos objetivos.
Mejora la productividad de tu asesoría con Tunuve
Esperamos que estos consejos prácticos te sirvan como base para aumentar la productividad de tu despacho. Antes de empezar, parece un camino largo y complicado, pero realmente solo requiere del esfuerzo inicial de ponerse en marcha.
Estos son los pasos que debes seguir:
- Escoger métricas a medir.
- Implantar herramientas para medirlas.
- Analizar datos.
- Establecer objetivos de mejoras.
- Poner en marcha acciones concretas para conseguirlo.
- Medir cada mes.
- Mejorar un poquito cada mes.
En Tunuve podemos ayudarte en cada paso de este proceso. No solo con nuestro software para asesores creado por asesores, sino ofreciéndote todo nuestro knowhow al respecto.
Y es que llevamos 5 años ayudando a asesorías como la tuya a ser más productivas optimizando su método de trabajo. Si quieres que también te ayudemos a ti, reserva una sesión de gratuita con uno de nuestros asesores expertos.
Estás a un clic de catapultar la productividad de tu asesoría.
