Contabilidad Colaborativa para despachos profesionales

 

Contabilidad Colaborativa para despachos profesionales

La contabilidad colaborativa es una nueva forma de trabajar enfocada en que las empresas y sus asesorías gestionen todos sus procesos contables desde un mismo software compartido.

Este nuevo método surge con el objetivo de adaptar la contabilidad a los nuevos tiempos. Y es que desde que el covid aceleró la digitalización de las empresas, todos descubrimos las maravillas de trabajar en equipo, desde cualquier lugar, gracias a la tecnología. ¿Verdad?

Herramientas como Google Drive, Microsoft Teams o Slack permiten que diferentes profesionales  de diferentes empresas trabajen en un entorno único digital, sumando talentos, reduciendo costes y aumentando resultados.

Pues bien, aunque la contabilidad siempre va un poco más lenta con esto de digitalizarse… por fin ha llegado el futuro. Y ahora todo es mucho más fácil.

Gracias a la contabilidad colaborativa, las empresas y sus gestorías pueden ahorrar papel, ahorrar dinero, ahorrar disgustos y ahorrar cientos de horas de trabajo. No es magia, es tecnología. Y te lo contamos todo de forma sencilla en este artículo.

Qué es la contabilidad colaborativa: Ejemplo Práctico

Empecemos hablando de los problemas de la contabilidad tradicional, para entender el porqué de la contabilidad colaborativa. Y pongamos el ejemplo de una pyme corriente española.

La persona encargada de “las cuentas” en la pyme, trabajando según el método tradicional, se encarga de:

  1. Crear una factura con algún tipo de software: desde excel a algún ERP sencillo de su negocio. Exportar la factura y enviarla por email. 
  2. Realizar una contabilidad simple con fechas de vencimientos, importes netos facturados, impuestos a liquidar, etc.
  3. Ir controlando los pagos a mano: consultando la página web del banco para ver si las facturas emitidas están pagadas o pendientes de cobro.
  4. Preparar toda la documentación para la gestoría: Copias de las facturas, de los gastos a deducir, un excel con el resumen, avisos sobre los impagos.
  5. Enviárselo y esperar resultados: ¿cuántos impuestos nos toca pagar?
  6. Comparar con la información interna, consultar dudas y descuadres.

Sigamos. Ahora le toca el turno a su asesoría fiscal contable: 

  1. Reciben toda la información de sus clientes. Con dos problemas: 
    • Todo a la vez (al final del cierre contable)
    • De forma bastante caótica. Unos clientes llegan con una carpeta de papeles, otros envían un excel, otros adjuntan un link al drive, otro siempre se olvida de dar acceso, otro siempre duplica números de factura sin querer…
  2. Entonces toca organizar toda la información, pedir lo que falta, aclarar dudas y los primeros descuadres con los clientes.
  3. Una vez arreglados los desajustes, el asesor ya puede empezar con el palizón de las contabilidades, ayudado del programa de software de su despacho.
  4. Asegurándose de que la fiscalidad está 100% perfecta.
  5. Y presentar los impuestos a la AEAT de forma impecable.
  6. Descarga los pdfs de los modelos presentados oficialmente.
  7. Y envía un email a cada cliente con la liquidación de impuestos, adjuntando los pdfs y el libro de registro de facturas.
  8. Espera la respuesta de cada cliente y aclara dudas o dar por validado el proceso.

De verdad: es un proceso totalmente agotador.

Se duplican un montón de tareas, se envían muchos emails, se esperan demasiados días. Trabajar así hace diez años estaba bien, pero hoy hay otras opciones.

Y la mejor es: la contabilidad colaborativa.

Contabilidad colaborativa 

Contabilidad colaborativa: Antes vs Después

Ahora veamos cómo se aligera todo este proceso gracias a un software de contabilidad colaborativa como tunuve

  • La empresa crea una factura en Tunuve.
  • La envía por email en pdf con un solo clic, sin salir del propio software.
  • Su información fiscal se va actualizando automáticamente con cada factura, de forma que siempre sabe a tiempo real, cuánto tocará pagar al final del trimestre.
  • Como Tunuve está conectada con su banco, también sabe (sin salir del software) cómo van los cobros y pagos.
  • ¿Hay gastos que deducir? Simplemente basta con hacer una foto al ticket de la gasolina y la tecnología de Tunuve lo convierte en un gasto digitalizado.
  • ¿Toca cierre fiscal? No hay que hacer absolutamente nada, porque la gestoría puede consultar toda la información en el software compartido.

De repente, el trabajo ha desaparecido como una pompa que explota. 

Pero… ¿y la gestoría?

  • Ya no tiene que esperar a recibir la documentación, puede ir consultando y gestionando cada día.
  • Tiene toda la información del cliente completa, correcta y en un único lugar.
  • Tampoco tiene que digitalizar gastos ni facturas, porque ya está hecho.
  • Puede centrarse en lo importante: la presentación de impuestos y el proceso de cierre contable con garantía profesional.
  • Registra el libro de facturas en Tunuve, así cómo la documentación presentada.
  • Envía un email al cliente avisando de que ya está todo ok.

Beneficios de la Contabilidad colaborativa

Después de leer cómo se simplifican las tareas, seguro que ya estás convencido de que la contabilidad colaborativa es lo que despachos y pymes estaban esperando desde hace años.

Pero vamos a ver en detalle, las ventajas para ambos.

Ventajas de la contabilidad colaborativa para pymes

  • Ahorran dinero, ya que su asesoría le comparte el acceso a su herramienta de software. ¿El resultado? ¡Ya no necesitan invertir en uno propio!
  • Ahorran tiempo, ya que no tienen que duplicar tareas contables: para sus clientes, para control interno, para enviar a la gestoría. 
  • Consiguen una visión contable de su empresa en tiempo real. Ya no tienen que esperar al final de cada trimestre o cuatrimestre, para saber cómo van las cuentas con la Administración.
  • Se automatizan las tareas más mecánicas como crear facturas recurrentes o registrar gastos.
  • Como la información siempre está actualizada con rigor, se pueden tomar mejores decisiones empresariales, basadas en números reales.
  • Se mejora el control de impagos y se aumenta el cash flow gracias al control automático de ingresos y vencimientos.
  • Se gana una total transparencia sobre el trabajo realizado por su asesoría fiscal contable.
  • En el caso de Tunuve, permite disfrutar gratis de funcionalidades extra como control de fichajes o calendario de vacaciones online.
  • Se evitan desplazamientos físicos, llamadas y envío de emails.
  • Hay menos dudas y estas se resuelven antes.

Ventajas de la contabilidad colaborativa para asesorías

  • Permite proporcionar a los clientes una herramienta de software muy útil en su día a día, algo que tu competencia no está haciendo y te diferenciará de todo el resto. Se acabó luchar por el precio, tú ofreces más.
  • Al automatizar muchas tareas, se limitan al máximo los errores humanos, permitiendo trabajar con información más confiable.
  • Garantiza cumplir con las normativas siempre en plazo e ir avanzando hacia la fiscalidad en tiempo real.
  • Se elimina el estrés y los cuellos de botellas durante los cierres contables. Adiós a los palizones de cuadrar facturas y documentaciones.
  • Elimina hasta el 80% de las tareas repetitivas como introducir datos en los libros contables y digitalizar gastos.
  • Todo ese tiempo ahorrado ahora se puede invertir en servicios que ofrezcan un mayor valor añadido a los clientes. Por ejemplo: asesoramiento financiero.

Ventajas de la contabilidad colaborativa para asesorías y empresas

  • Proporciona un canal de comunicación entre ambos, integrado, seguro y en tiempo real.
  • Al ser una herramienta en la nube, cualquier persona puede trabajar desde cualquier dispositivo, en cualquier momento y lugar del mundo.
  • Se dispone de un Gestor Documental para almacenar la documentación de forma ordenada, segura y siempre a la vista. Adiós a documentos extraviados y a rebuscar entre papeles.

Contabilidad colaborativa: riesgos

Pero ojo, no todo es un jardín de rosas en la contabilidad colaborativa. Existe un peligro que hemos detectado entre las empresas más arriesgadas. Lo llamamos: la contabilidad kamikaze.

Y es que las nuevas herramientas digitales como Tunuve facilitan tanto el trabajo, que pueden crear la falsa sensación de que “cualquiera puede hacerlo”. Así, algunas pymes se arriesgan a preparar por cuenta propia los cierres contables y presentar sus impuestos.

Bien, esta opción es perfectamente válida. Siempre y cuando exista un profesional titulado dentro de la empresa. No vale con que se te den bien los números y manejes bien la herramienta. Porque luego vienen los disgustos en forma de sanciones. 

Los asesores están por algo, y es para asegurar al 100% que las fiscalidades estén correctas, al corriente de normativas, particularidades, excepciones y procedimientos. Prescindir del asesor es como arreglarte tú mismo el grifo de tu casa viendo un vídeo de YouTube.

Puede que salga bien o puede que mañana el vecino de abajo tenga el techo inundado. Con una diferencia: estamos hablando de tu empresa y de Hacienda.

Por eso, ya sea de forma interna o externa, es totalmente imprescindible que sea un profesional quien se encargue de las cuentas.

Contabilidad Colaborativa segura

Con Tunuve, contabilidad colaborativa 100% segura

Para evitar que alguien haga de más y meta la pata sin querer, Tunuve dispone de un gestor de niveles de usuario. ¿Qué quiere decir esto?

Que es el despacho quien decide el grado de colaboración con el cliente en cada momento, habilitando unas funcionalidades por rol. 

Lo ideal es que el cliente pueda consultar absolutamente toda la documentación en modo lectura, pero la presentación de impuestos y el cierre contable sean tareas habilitadas única y exclusivamente para el asesor.

Así se consigue un método contable ágil y colaborativo pero también 100% seguro. Y es que como decía Antón Pirulero: la fórmula perfecta es trabajar en equipo, pero que cada uno se encargue del oficio en que es experto.

¿Tienes una asesoría y te gustaría trabajar de forma colaborativa con tus clientes? Tenemos una propuesta: habla con nosotros.

Porque somos asesores como tú, que además ayudamos a otros despachos a digitalizarse. 

Reserva una sesión de gratuita con uno de nuestros asesores expertos y descubramos juntos si Tunuve el software de contabilidad colaborativa perfecto para ti.