Guía paso a paso para digitalizar tu asesoría sin complicaciones

Seguro que llevas varios años oyendo hablar de la digitalización. Y más desde que la pandemia se cruzó en nuestros caminos. Es un concepto que ha llegado a todos los sectores: hostelería, comercio, banca, sanidad, turismo… Y, como no podía ser de otro modo, también ha llegado a las asesorías fiscales y contables. Lejos de ser algo a lo que temer por pensar que las máquinas vayan a quitarnos el trabajo, digitalizar tu asesoría es toda una oportunidad.

Automatizar las tareas rutinarias como picar gastos, crear facturas recurrentes o conciliar a mano, te permitirá liberar otras de trabajo para dedicarlo a asesorar a tus clientes con tiempo y calidad.

Pasar de administrativos a asesores que asesoran. Ese es el futuro de la profesión y lo que puedes conseguir digitalizando tu asesoría. La contabilidad va a desaparecer y a medio o largo plazo, solo quedarán aquellas asesorías que se hayan atrevido a dar este paso. Y el momento para hacerlo es ahora.

Porque todavía existen muchos despachos que no se han digitalizado y los pioneros, siempre ganan ventaja.

¿Te animas?

Si es así, a continuación te explicamos cómo, cuándo y por dónde empezar a digitalizar tu asesoría.

¿Qué es digitalizar una asesoría?

Cuando hablamos de digitalizar una asesoría o realizar un proceso de transformación digital, nos referimos a:

• automatizar tareas
• digitalizar procesos y documentos
• y ahorrar tiempo y dinero.

Se trata de integrar de forma activa la tecnología disponible en los procesos que se llevan a cabo a diario en una asesoría para que trabajar sea simplemente más fácil.

Por ejemplo, con un software para asesoría como Tunuve, puedes generar facturas con campos autocompletados, digitalizar tickets con un clic, sincronizar asientos y controlar vencimientos y la tesorería en tiempo real.

Además, presenta otras funcionalidades pensadas para ayudar a tus clientes. ¿Por ejemplo? Trabajar con tu cliente en un portal online colaborativo. Un espacio virtual 100% gratuito dónde tu cliente podrá revisar sus finanzas en tiempo real, de forma muy visual y realizar un montón de tareas de forma súper sencilla.

Como ves, la digitalización no solo beneficia a tu asesoría, sino también a tus clientes que podrán disfrutar de múltiples ventajas gracias al uso de un software.

5 beneficios de digitalizar tu asesoría

Tal y como decíamos al inicio, digitalizar tu asesoría ahora es toda una oportunidad.

El mercado aún está recibiendo a las primeras asesorías digitalizadas y el valor diferencial que puedes ofrecer respecto a la competencia es muy elevado.

Es tu oportunidad de salir de la guerra de precios del sector, utilizando la tecnología para pasar de ser “los que me llevan el papeleo” a “los que me asesoran para que mi dinero rinda más”.

Pero digitalizar tu asesoría te aportará muchos más beneficios:

• Conexión 100% con tus clientes. Trabajarás con ellos en un espacio online compartido. Podrán saber cuál es el estado de cualquier aspecto contable o financiero de su negocio sin llamarte. Lo tendrán todo a golpe de clic.
• Menor margen de error. Una vez que configures las tareas a automatizar, evitarás errores manuales. No lo dudes, las máquinas son mucho más fiables que nosotros en procesos repetitivos.
• Simplificar tareas. Los avisos preconfigurados y la automatización de tareas permiten que los procesos tengan menos pasos y sean más sencillos. Por ejemplo, controlando en cada momento los vencimientos de un vistazo y sin tener que “estar al tanto”.
• Ahorro de tiempo. Además, cada uno de los asesores ahorrará una cantidad de tiempo considerable en su día a día. Hasta un 70% de horas en tareas sin valor que podrán dedicar a otras tareas de más calidad y valor para el cliente.
• Más tiempo para asesorar. Una de las tareas que más valor aporta al cliente es la asesoría. Si en lugar de pasar el día picando datos de facturas, ingresos y gastos, solo le dedicas unos minutos, tendrás más disponibilidad para atender a tus clientes y aconsejarles qué hacer para que su dinero rinda más, según el estado de sus finanzas.

Dejar de ser administrativos para ser consejeros financieros es el salto cualitativo que tu despacho necesita para ganar más.

Cuándo empezar a digitalizar tu asesoría

Las asesorías de toda la vida están obligadas a evolucionar para asegurar su futuro en el nuevo mundo post covid.

Los clientes exigen trabajar en entornos digitales y que sus asesores hagan algo más que “presentar sus impuestos”. Pero, ¿cómo saber si tu despacho debería digitalizarse ya o puede esperar un poco más?

Estas son algunas señales de alarma de que tu asesoría se está quedando atrás, sin que te des cuenta:

• Tienes a técnicos haciendo tareas administrativas. Probablemente tengas a profesionales de gran talento trabajando en tu despacho. Sin embargo, se pasan el día picando datos, cuando podrían estar aportando mucho más valor al cliente y a la asesoría.
• Tus clientes nunca te felicitan. Si esto te está sucediendo, es que te ven como un despacho que sólo hace tareas administrativas. Esto desemboca en una situación aún peor: la guerra de precios.
• Aglutinas grandes picos de trabajo a final de mes o de trimestre. Es precisamente en esa época cuando hay que presentar impuestos. Además, dependes de que el cliente te pase toda la documentación y eso te impide poder organizar tu flujo de trabajo con normalidad.
• No llegan nuevos clientes. Es probable que como asesoría tengas una lista de clientes fieles bastante significativa. Sin embargo, no llegan nuevos. Las empresas más jóvenes prefieren irse con asesorías que trabajan también en digital.
• Desconoces la rentabilidad real de tus clientes. ¿Sabes exactamente cuántas horas estás dedicando a cada cliente? ¿Y a cada tarea? Si no estás midiendo y te basas en percepciones, puede que tu rentabilidad se esté escapando por dónde menos te imaginas.

Cómo digitalizar tu asesoría paso a paso

Si sientes que tu asesoría está pasando por alguna de las circunstancias anteriores, deberías empezar a digitalizar tu asesoría cuanto antes.

Recuerda que los que llegan primero son los que más ventajas aprovechan.

Pero ¿cómo llevar a cabo este proceso?

Paso 1: Comienza a medir

Antes de dar ningún paso, te recomendamos conocer algunos de los parámetros clave de tu despacho. Solo así podrás tener control sobre ellos y tomar decisiones que te lleven a mejorar.

El primer parámetro a calcular debería ser la rentabilidad por cliente. Basta con dividir el número total de horas que le dedicas al cliente entre su tarifa. El resultado te dirá si ese cliente es rentable o no.

Paso 2: Identifica tareas a automatizar

Para nosotros, las tareas que deben encabezar esta lista son todas aquellas que nos hacen perder tiempo, son repetitivas, no requieren de análisis y, además, son poco valoradas por los clientes.

Seguro que ya estás pensando en algunas. Digitalizar tu asesoría pasa por automatizar tareas como picar asientos, registrar gastos, crear facturas, controlar vencimientos, realizar informes o conciliar bancos, entre otras.

Paso 3: Selecciona tus herramientas

El siguiente paso será encontrar el software que pueda ayudarte a automatizar las tareas anteriores. Obviamente nosotros apostamos por Tunuve.

Aún así te recomendamos empezar por uno gratuito con funciones básicas, como lo es la facturación, y más adelante, buscar otro más completo que se ajuste a tus necesidades y las de tus clientes.

Paso 4: Define tu estrategia

Lógicamente digitalizar tu asesoría debe tener un objetivo claro. Por ejemplo, captar más clientes.

Sea como sea, lo ideal es que definas una estrategia para llevar a tus despacho al punto donde quieres que esté.

Paso 5: Valora la resistencia al cambio del equipo

Cuando comiences a digitalizar tu asesoría verás que muchos profesionales de tu equipo no van a ver con buenos ojos el cambio. La mayoría temerá por sus puestos de trabajo.

Para vencer esto es fundamental que expliques a tus asesores el motivo de la digitalización, sus beneficios, que no habrá despidos…

También te animamos a involucrar al equipo en todo el proceso de digitalizar tu asesoría.

Y por último, motívalos haciendo una especial mención al valor que cobrará ahora su trabajo: dejarán de hacer tareas repetitivas para aportar más a la empresa y al cliente.

Paso 6: Forma a tus gestores

Para que todos se sientan cómodos con la digitalización y entiendan sus nuevas responsabilidades, es fundamental invertir en formación.

Solo así se hará un uso correcto de la tecnología y poco a poco se irán familiarizando con la nueva forma de trabajar.

Es importante resaltar que la formación debe ser algo constante, no puntual. De este modo, la asesoría siempre estará a la vanguardia de los últimos avances y podrá ofrecer un servicio actualizado y de calidad.

Paso 7: Reorganiza las tareas

Una vez que elimines de tu despacho las tareas que se van a automatizar, lo ideal es reorganizar el trabajo.

Nuestra propuesta pasa por, en lugar de asignar un cliente a cada asesor, asignar un tipo de tarea.

Así, cada uno será especialista en una tarea específica. Y no existirá una falta de control como la que puede darse en caso contrario.

Paso 8: Comunica el cambio a tus clientes

Para continuar el proceso y que sea todo un éxito deberás informar a tus clientes del proceso de cambio que está experimentando la asesoría.

Te recomendamos que les expliques todas las ventajas que tiene esta nueva forma de trabajar, especialmente para ellos.

Y si les vas a dar acceso al portal online, lo ideal sería crear vídeotutoriales en los que les expliques su funcionamiento paso por paso.

Paso 9: Vuelve a medir

Llegados a este punto, será importante volver a analizar las métricas que tomaste al inicio.

De hecho, te recomendamos crear un cuadro de métricas para ir tomando datos cada mes y comprobar la evolución.

Es probable que incluso aparezcan nuevas métricas en el proceso. Si el dato es relevante, anótalo. Más tarde puede servirte para tomar decisiones.

Paso 10: Muéstrate siempre abierto al cambio

Por último, aunque creas que ha concluido el proceso de digitalizar tu asesoría, no es así.

Ahora, deberás mantenerte atento a cualquier novedad que aparezca en el mercado. Siempre debes estar alerta para dar a tus clientes el mejor servicio y posicionar a tu asesoría como una de las referentes en el sector.

Por ello, adopta una cultura de cambio e impleméntala en tu equipo.

Conclusión: La digitalización es la gran aliada de las asesorías

Si quieres saber más sobre cómo digitalizar tu asesoría, en este ebook gratuito tienes todas las etapas explicadas paso a paso:

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Como has visto, la transformación digital es una oportunidad de futuro.

Si quieres que tu despacho crezca a medio y largo plazo es esencial apostar por la tecnología en cada uno de tus procesos.

Para aprovechar la oportunidad que existe hoy en día, es necesario empezar ahora.

Cada vez habrá más asesorías digitalizadas y será más complicado destacar. Razón de más para mantenerse siempre abierto al cambio.

Los clientes, además de un buen servicio, buscan comodidad, ahorro de tiempo, facilidades y un compromiso con la mejora.

Digitalizar tu asesoría hoy, es una garantía de futuro.

Con Tunuve empieza gratis hoy

Tunuve es un software que nació para responder a las necesidades de todas aquellas asesorías que quieren digitalizarse.

De hecho es una herramienta creada por asesores para asesores.

Sabemos cómo es el día a día en un despacho y qué requerimientos es preciso cubrir para responder a las exigencias de los asesores.

Todo ello está contemplado en Tunuve.

Se trata de un software que te permite gestionar a tus clientes desde un mismo lugar, automatizar procesos y ofrecer un servicio de mayor calidad centrado realmente en la asesoría y en mejorar la tesorería de tus clientes.

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