Guía para asesorías: Cómo hacer un onboarding sobresaliente para tus nuevos clientes

Onboarding de clientes o proceso de bienvenida. En cualquier caso, está claro que la primera impresión es la que cuenta.  

Y es que, aunque a veces nos equivoquemos, normalmente de un primer vistazo somos capaces de hacernos una idea de cómo va a ser nuestra relación personal o profesional con alguien.

El trato, la mirada, la conversación o la imagen que nos transmiten son fundamentales para crear esa sensación.

Por ello es tan relevante la primera toma de contacto con un cliente.

Después de todo el proceso de ventas que hemos atravesado con él, lo ideal es que este se lleve la mejor impresión de nosotros, para así reforzar la decisión que ha tomado al confiar en la empresa.

Y como no podía ser de otro modo, todo esto se consigue con un proceso de onboarding de clientes optimizado.

¿Quieres saber qué es, en qué consiste y cómo elaborar uno paso a paso?

Te lo contamos a continuación.

¿Qué es el onboarding de clientes?

Una buena traducción para este término podría ser incorporación de clientes o bienvenida de clientes.

No se trata de una traducción literal, pero sí nos da una idea de su definición.

El onboarding de clientes es el proceso por el cual los nuevos usuarios que han contratado un servicio o producto comienzan a familiarizarse con él. Se podría considerar los primeros pasos de la experiencia que están a punto de arrancar.

En el caso de los productos no pueden faltar las guías o tutoriales. Pero cuando se trata de un servicio personalizado como lo es la asesoría contable o financiera, este debe llevarse a cabo en compañía de quien será la persona de contacto.

El objetivo último del onboarding de clientes es que el usuario comience a disfrutar de un producto o servicio de forma cómoda lo antes posible.

3 beneficios de implantar un onboarding en tu asesoría

Dejar que el usuario de manera intuitiva comience a usar el producto o servicio que acaba de contratar es todo un error. 

La falta de información y conocimiento puede llevarle a abandonar, incluso de forma molesta. A lo que hay que sumar su insatisfacción.

Al cliente no le gusta perder el tiempo y menos en aspectos complejos. Por ello, debemos simplificarle al máximo su experiencia con nosotros. Solo así se quedará y hablará bien de nuestra empresa.

Este es el beneficio más notable del onboarding de clientes, pero hay más:

• Confianza. Lo primero de todo es que, gracias a este proceso, es posible generar confianza en el cliente. Algo fundamental si se desea mantener la relación en el largo plazo.
• Profesionalidad. Las empresas con un buen onboarding de clientes demuestran su profesionalidad en la primera toma de contacto. Esto supone un punto muy positivo a la hora de recomendar nuestros productos o servicios.
• Valor del cliente. De los puntos anteriores podemos decir que este tipo de procesos aumenta el valor del cliente. Es decir, al permanecer más tiempo con nosotros y recomendarnos a otros usuarios, es posible obtener mayor rentabilidad de la inversión que hicimos para captarlo.

Onboarding de clientes paso a paso

Si eres una asesoría contable y financiera este proceso de onboarding es especialmente relevante. 

Ten en cuenta que estás a punto de manejar información y datos muy delicados de tus clientes. Y que cualquier fallo podría resultar muy costoso.

¿Qué te parece si describimos paso a paso cómo hacer un onboarding de clientes?

Paso 1: Reunión de lanzamiento

Para que el proceso de incorporación de clientes sea exitoso, lo primero que deberías hacer como asesoría sería reunirte con las personas de contacto para informarles sobre cuáles serán los próximos pasos.

No les des demasiada información en este punto inicial, pues podrían agobiarse, pero aclara cuáles son las acciones a desarrollar.

Paso 2: Presentación de los asesores

A continuación, lo más aconsejable es presentar a los asesores que se ocuparán de las gestiones del cliente.

Esto puede hacerse a través de una llamada, una reunión virtual o un email.

En cualquier caso, es fundamental que el cliente conozca a las personas que van a estar al otro lado. Del mismo modo, recomendamos establecer un canal de comunicación para que esta sea fácil y directa.

Paso 3: Alta en el software

Si como asesoría usas un software para la gestión contable y financiera de tus clientes, es el momento de darles de alta.

Un ejemplo de este tipo de aplicaciones podría ser Tunuve, un software que te ayuda a aportar más valor a tus clientes, automatizar procesos y mejorar la calidad del servicio que ofreces.

Paso 4: Solicitud de información relevante

Este es uno de los puntos clave del onboarding de clientes. Deberás solicitarles toda la información que necesitas para conocer al detalle el estado de la empresa.

Hablamos de información fiscal, laboral y mercantil. De este modo, como asesoría tendrás todos los datos de partida necesarios para llevar a cabo una buena gestión.

Paso 5: Agenda de reuniones y formaciones

Para trabajar alineados y coordinados, el siguiente paso será establecer las fechas de próximas reuniones y formaciones, si procede.

En caso de que utilices un software de contabilidad y facturación, lo ideal es que enseñes a tus clientes cómo usarlo.

Así tendrán menos resistencia a hacerlo y se obtendrán mejores resultados.

Paso 6: Establecimiento de fechas para nóminas y contabilidad

Pregunta a tu cliente cuándo quiere que se envíen las nóminas y en qué fechas desea tener la contabilidad actualizada.

Esta información te permitirá satisfacer sus necesidades de forma óptima y poder trabajar con antelación para cumplir plazos.

Paso 7: Auditoría

Lo más probable es que tu cliente haya estado antes trabajando con otra asesoría. Para entender el trabajo que se ha hecho y las mejoras que hay pendientes, deberías hacer una auditoría inicial.

Aquí podemos incluir aspectos como: el cumplimiento de la Ley de Protección de Datos, subvenciones, alquileres, saldos morosos, tesorería, cuentas con socios…

Debe ser una auditoría muy precisa para estar al día del mínimo detalle de la empresa.

Paso 8: Seguimiento

Por último, no está de más fijar en el calendario algunas fechas para hacer llamadas de seguimiento y tener una conversación con el cliente.

De este modo siempre permaneceremos en contacto con él y no se perderá el calor de este proceso de bienvenida.

Conclusión

El onboarding de clientes es un proceso que implica beneficios tanto para la asesoría como para el cliente que comienza su relación con ella.

Del lado de la asesoría ya hemos visto cómo ayuda a generar más confianza, a transmitir una imagen de profesionalidad y de qué forma aumenta el valor del cliente. También nos sirve para trabajar de forma ordenada y no pasar por alto ningún elemento importante.

Del lado del cliente podemos destacar que desde el primer momento está recibiendo un servicio de calidad. Algo que le dará tranquilidad para compartir su información.

Está demostrado que las empresas que trabajan con un proceso de onboarding definido, tienen mayor tasa de fidelización de clientes.

No es lo mismo comenzar a trabajar con una asesoría a ciegas que hacerlo bajo un proceso definido, ordenado y con toda la información en la mano.

Descarga gratis este onboarding y úsalo con tus clientes

Por eso te entregamos nuestro propio proceso de bienvenida de nuevos clientes aquí debajo sin que tenga para ti ningún tipo de coste (en tiempo o dinero) y tampoco compromiso alguno.

Te lo descargas ahora y en menos de 1 minuto puedes estar usándolo con el próximo cliente que te entre por la puerta.

Aquí lo tienes, introduce tu email y se descargará de manera automática en formato EXCEL en tu ordenador:

A nosotros como empresa nos ayudó a dar un mejor servicio, a aportar más valor, a reducir pérdidas de tiempo y errores (que, al final, ya sabes que todo impacta en la cuenta de resultados).

Y si lo que te hemos pasado te gusta y quieres dar un paso más en todo esto…

Agenda una Sesión con uno de nuestros Expertos y te contamos al detalle cómo es la auditoría inicial que hacemos con nuestros nuevos clientes y cómo usamos la tecnología para hacérnoslo a nosotros más fácil y a ellos dejarles absolutamente prendados.