¿Qué es un ERP? Ventajas, Funciones y Precios para PYMES

ERP es la abreviatura en inglés de «planificación de recursos empresariales» y es la forma en que se conoce a los programas de software para la gestión de una empresa.

Porque cuando una pequeña pyme comienza a crecer, llega un momento en que el surge un problema evidente: gestionar el negocio con Excel ya no es eficiente.

Es entonces cuando las siglas ERP comienzan a planear sobre el ambiente. Ha llegado la hora de implantar un software que organice la información de la empresa, agilice tareas y permita al negocio crecer con seguridad.

Si has llegado hasta este artículo, suponemos que te encuentras en esa encrucijada y las dudas te asaltan.

Es normal. La mayoría de los profesionales han oído hablar del término «ERP», pero no conocen cómo un sistema de planificación de recursos empresariales puede ayudar a su negocio de forma práctica.

Así que sigue leyendo para conocer qué es exactamente un ERP, cómo funciona, qué puede hacer por tu empresa, cómo elegir la solución adecuada y mucho más.

¿Qué es un ERP?

Un ERP es un programa de software de planificación de recursos empresariales. Es un tipo de software que centraliza toda la información del negocio: finanzas, recursos humanos, logística y procesos comerciales.

Se utiliza para automatizar e integrar las diferentes áreas de una empresa. Por ejemplo:

• Creación de catálogo de productos.
• Gestión de proveedores.
• Base de datos de clientes.
• Facturación.
• Conciliación bancaria.
• Balances financieros.
• Gestión de personal.

Ayudando a que todas las gestiones empresariales se realicen de forma más fácil, rápida y segura. ¿El resultado? Un negocio más productivo, preparado para crecer.

¿Por qué es importante un ERP?

Actualmente, el ERP se ha convertido en una decisión estratégica para la rentabilidad y crecimiento de una empresa.

Y es que este sistema es el verdadero corazón del negocio. Un buen ERP hará que todo fluya como la seda. Una elección desacertada, será un quebradero de cabeza constante. Por eso hay que saber elegir bien.

Desde autónomos con proyectos unipersonales, hasta multinacionales globales. Cada tipo de negocio puede encontrar un ERP que le vaya como anillo al dedo y para encontrarlo, solo necesita entender cuales son las funcionalidades clave para su proyecto.

Funcionalidades esenciales de un ERP

A la hora de elegir un ERP de gestión empresarial, lo principal es definir con seguridad las necesidades actuales y futuras del negocio.

Así que coge papel, boli y empieza a preguntarte si es esto lo que necesitas:

1. Base de datos unificada: ¿Cada departamento tiene su información en archivos diferentes? ¿Te pasas el día cruzando datos que además… no cuadran? ¿Te pasas el día buscando aquel archivo que te enviaron por email? Entonces esta funcionalidad es clave para tu negocio.
2. Tareas automatizadas: La mayoría de departamentos contables pierden horas y horas en tareas de bajo valor. Por ejemplo, contabilizar facturas a mano, emitir facturas recurrentes o controlar vencimientos. Piensa qué procedimientos repetitivos están lastrando la rentabilidad de tu negocio.
3. Finanzas al día: Déjanos hacerte una pregunta. ¿De verdad sabes cómo van las cuentas de tu negocio? ¿Cuánto dinero tienes, debes y te deben? Si sientes que la parte económica no es lo suficientemente clara como para tener una visión exacta de tu negocio, necesitas un ERP con informes financieros fiables a tiempo real.
4. Gestión de personal: Cuando la empresa tiene un par de empleados, no importa. Pero a partir de las cinco personas, todo se empieza a complicar. Calendarios de vacaciones, control de fichajes, gestión de nóminas… Piensa cuántas horas y malos rollos está provocando la gestión manual de los recursos humanos.

En resumen, detecta las áreas de mejora clave de tu empresa para empezar a tener claro cuál es el ERP que, de verdad, necesitas.

Ventajas de un ERP

Implantar un software ERP en una pyme proporciona infinidad de ventajas, pero estas son las más destacadas:

1. Mejora la toma de decisiones estratégicas al contar con gran cantidad de informes y análisis de calidad en tiempo real.
2. Mejora la relación con el cliente: con fichas personalizadas que mejoran el seguimiento de la cuenta y agilizan las comunicaciones.
3. Aumenta el flujo de caja: Una mejor facturación y mejores herramientas de cobro para que el dinero entre más rápido.
4. Mejor seguridad de los datos al tenerlos alojados en un único servidor en la nube. Adiós a los problemas de los servidores locales.
5. Ahorro de un 70% de tiempo en tareas de bajo valor, automatizando las tareas rutinarias que se comen el día a día.
6. Mejora la comunicación y la colaboración entre trabajadores, ya que todo el mundo puede comprobar la información de otros departamentos.

Coste de ERP: Compra o suscripción

El coste de un proyecto de ERP varía mucho en función del proveedor, los módulos contratados y el modelo de implantación. En general, los costes totales pueden oscilar entre 10.000 y 50.000€ en el caso de optar por la compra de licencias software.

Por eso, la mejor elección para pequeñas empresas y pymes son los ERP en modalidad SaaS.

Son programas de software alojados en la nube, a los que se accede iniciando sesión a través de internet, y en los que el cliente solo paga en función de lo que necesite, mediante una pequeña suscripción mensual.

Por ejemplo, el software ERP de Tunuve dispone de un plan para pymes por solo 29€/mes, que permite automatizar toda la contabilidad y facturación de una empresa, con soporte ilimitado y sin permanencia.

Cómo elegir ERP

Un ERP debe ajustarse a la forma de trabajar de cada empresa, por lo que no hay una plataforma «mejor».

Las funcionalidades requeridas, el modelo de expansión esperado y el tamaño de la empresa son los tres factores básicos para elegir un sistema ERP.

Pero si quieres unos consejos extra, estas son nuestras recomendaciones secretas para elegir ERP sin meter la pata:

• Busca proveedores consolidados con experiencia real en el sector. Algunos ERPs son muy cool, pero no parecen diseñados para empresas con los pies en la tierra.
• Pregunta por clientes de referencia y comprueba los casos de éxito.
• Comienza solo con los módulos fundamentales para tu negocio y construye a partir de ahí.
• Las pequeñas empresas suelen empezar implantando un módulo de finanzas para automatizar las tareas básicas de contabilidad y controlar las cuentas con claridad.
• Solicita una demo gratuita, para ver el programa por dentro y comprobar si tiene exactamente todo lo que necesitas.

Asegúrate de elegir un proveedor con un departamento de atención al cliente dedicado. Vas a necesitar tener una persona real que te coja el teléfono cuando las dudas lleguen. Y créenos, van a llegar.

ERP para pymes: Tunuve

Si este es tu caso, y estás buscando un ERP sencillo para mejorar la gestión de tu empresa, tenemos una propuesta: empieza ahora gratis con Tunuve.

Tunuve es el software de facturación y gestión diseñado para facilitar la contabilidad a empresas reales que quieren tener el control de su negocio. Es fácil, preciso y realista. Porque es una herramienta creada por asesores hartos de que sigamos trabajando como hace 20 años.

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